Entre les documents à conserver pendant 10 ans et d’autres dont la durée de conservation est moins longue, il est facile de se perdre. Au final, on risque surtout de supprimer des documents importants et d’en payer les conséquences quand on est pro.
Petite piqure de rappel de ceux que l’on conserve pendant 5 ans, de pourquoi cela est important et des solutions possibles pour y arriver.
Les archives professionnelles à garder pendant une durée probatoire de 5 ans
Les contrats conclus entre commerçants ou non, la correspondance commerciale, les différents documents bancaires, ceux établis pour le transport des marchandises, les traités de fusion, les bulletins de paie sont autant de documents qu’il faut conserver pendant 5 ans.
Le chef d’entreprise est rassuré : il n’a qu’à mettre cela sur un pense-bête et cela sera terminé.
Pourtant, s’il poursuit sa lecture sur le site du greffe du tribunal ou encore du Service Public ; qui se chargent de renseigner les pros à ce sujet, il se rend compte que certains documents sont encore à conserver 5 ans, plus d’informations ici, mais après la fin de leur utilisation (registres des conseils d’administration ou encore les statuts d’une société à condition de ne plus être considéré comme une personne morale)…
Le problème se complexifie. Outre le risque d’erreur toujours possible, cela constitue, quand il se rend dans la salle des archives, des dizaines de milliers de documents surtout s’il exerce depuis des années.
Beaucoup de chefs d’entreprises ont négligé leurs archives, laissant à leur expert-comptable le soin de s’en débrouiller.
Cependant, la loi sur la transition numérique les pousse à se poser des questions quant à leur pratique et comment ils vont pouvoir la mettre en œuvre sans devoir passer par une embauche ; ce que beaucoup ne peuvent pas se permettre de faire, surtout quand on sait que la France se compose principalement de TPE et de PME.
Je veux dématérialiser mes archives : comment faire ?
Faut-il passer tout son temps libre à déterminer la nature de ses documents professionnels afin de savoir s’il faut les conserver pendant un nombre d’années donné ? L’aspect chronophage et fastidieux de la tâche, peut, à raison, décourager, quand on sait que l’on ne peut pas embaucher une personne pour cela.
Pourquoi serait-il obligatoire d’en arriver là alors que d’autres alternatives existent ? Il est tout à fait possible de s’en remettre à une société d’archivage et ce, pour une prestation clé en main, si l’on veut tout à la fois mettre bon ordre dans ses archives professionnelles papier, mais aussi procéder à la numérisation de ses documents d’entreprise.
Comment vont procéder les agents ? Chaque entreprise est unique. Pourtant, toutes sont soumises aux mêmes obligations. Mais certains documents vont différer du fait de la nature de l’activité mais aussi de la taille de l’entreprise. C’est notamment pour cela qu’un état des lieux sous la forme d’un audit est nécessaire pour déterminer la somme de travail à accomplir et les prestations que le chef d’entreprise entend faire réaliser.
S’agit-il du tri et du récolement pour qu’il se charge ensuite de classer ses documents ou préfère-t-il que les archivistes s’en occupent ?
Quand tout sera classé, veut-il que l’entreprise procède à la numérisation ? Parfois celle-ci est compliquée par la taille des documents qui ne sont pas tous en A4 ou encore par le fait qu’il ne s’agisse pas toujours de papier classique mais de papier calque, comme cela sera le cas dans les cabinets d’architecte par exemple.
En plus, de mauvaises conditions de conservation peuvent avoir altéré la qualité du document et l’écriture. Il faut des machines spéciales pour que chaque mot ou chiffre soient lisibles, avant de les classer et les ranger dans un espace de stockage, numérique cette fois.